Закулисье турагентства, или как всё устроено

– А вы знаете чем занимается турагентство? – спросим мы Вас.

– Конечно. – ответите Вы, – Какой-то странный вопрос! Турагентство продает туры.

– А как оно это делает?

– М-м-м?! (задумчиво)

Большинству наших знакомых работа турагента представляется так: получив запрос на тур, турагент заходит на некий сайт, где есть все-все-все туры, выбирает там страну, дату и количество человек и, кликая по кнопочке «Искать», видит варианты, из которых остаётся только выбрать парочку и отправить в сообщении туристу. Надо признаться, эти люди близки к истине в своих представлениях, так как другие думают, что мы просто помним все отели, цены и даты вылета по всем странам в течение всего года.

Рассказом о том, как устроена работа внутри фирмы, мы решили дать Вам возможность заглянуть в закулисье и узнать некоторые секреты турагентской деятельности.

Про сайты-агрегаторы

Сайты-агрегаторы – это такие веб-ресурсы, где собраны туры большого количества туроператоров. Наиболее известные из них это Level.Travel, Onlinetours, Sletat.ru, Tourvisor и т.д. Таких сайтов много, и некоторые из них толковые, удобные, красочные и дают достоверную информацию. Однако компании, которым принадлежат такие сайты, не являются организаторами предлагаемых туров. Они действуют также как обычное туристическое агентство: по запросу клиента, уточняют актуальность тура у туроператора и при наличии мест бронируют его. Работают они  в отличие от обычного турагентства только онлайн, а подбор тура полностью осуществляет сам клиент, без помощи агента.

Мы тоже используем один из таких сайтов-агрегаторов в работе, например, когда надо быстро определить порядок цен и ответить. Здесь удобно искать туры с вылетом из небольших городов или туры на чартерах. Однако, так как информация в агрегатор поступает с сайтов туроператорских компаний по интернет-каналам, и этому процессу могут помешать технические сбои, данные на агрегаторе иногда могут не соответствовать действительности и всегда требуют проверки.

Ручная работа и сложные расчеты

Чтобы дать точные данные о ценах на туры, мы всегда проверяю их напрямую на сайтах туроператоров. Например, если туры в Турцию из Калининграда организуют четыре туроператора, то в поиске предложений мы посещаем сайты каждой из четырех компаний,  просматриваем все варианты, сравниваем их и выбираем оптимальные. Если надо подобрать тур с вылетом из Москвы, то туроператоров оказывается гораздо больше, поэтому на поиск лучшего предложения требуется больше времени.

Возможно, вы удивитесь, но не все туры в турагентстве, заранее рассчитаны туроператором. Точная цена известна для туров на чартерах или «блоках» (подробнее о том, что это написано в статье про чартерные и регулярные рейсы). При этом в последние несколько лет чартеров стало меньше, и всё чаще продаются туры с перелётом на регулярных рейсах. Билеты к таким турам покупаются в режиме реального времени, и стоимость тура может меняться до момента его оплаты.

Ещё один важный момент заключается в том, что часто рейсы в одном направлении осуществляют много авиакомпаний, и, чтобы найти оптимальное предложение, мы проверяем цены, расписание и стыковки на сайтах нескольких перевозчиков. Таким образом, сначала мы ищем дешёвые и удобные билеты на сайтах авиакомпаний, потом подходящие гостиницы на сайтах туроператоров, затем всё это соединяем и дополняем разными услугами. Так получается индивидуальный тур.

Из-за колоссального объема данных сайты-агрегаторы пока технически не могут выдавать актуальные цены на такие туры, поэтому их расчет производится вручную и занимает некоторое время.

Вывод

Таким образом, работа турагента – это не просмотр сайтов-агрегаторов. Они лишь наши маленькие помощники. Но для туриста, который хочет прицениться, такой сайт станет палочкой-выручалочкой. Кстати, именно такой агрегатор туров встроен в нашем сайте на этой странице. Каждый может с легкостью ориентироваться в доступных предложениях, а при необходимости обратиться за помощью к нам любым удобным способом, указанным на странице Контакты.

Главное – вопросы

Заявки поступают к нам из разных источников – соц.сети, мессенджеры, телефонные звонки. И самые лёгкие из них те, в которых указано сразу всё – где и когда планируется отпуск, сколько человек поедет/полетит/поплывёт, сколько лет детям, какие ожидания от отеля и т.д. и т.п. Но скажем честно, такие случаи встречаются редко. По наблюдениям экспертов только 48% клиентов знают, куда они хотели бы поехать, 35% имеют смутное об этом представление, а 17% не имеют его совсем. И если к нам обращается тот, кто пока не определился с выбором, то мы помогаем это сделать.

Чтобы создать отпуск мечты, турагенту важно максимально точно знать чего хотят туристы. Не лишним было бы уметь читать мысли, как герой Мэла Гибсона в фильме «Чего хотят женщины», но мы используем менее опасные способы. О том, какие именно, рассказываем дальше:

1. Первое знакомство

Возрастной состав

Нам важно знать есть  ли среди туристов дети и люди старше 60 лет. Это влияет на цену тура и помогает сразу подобрать нужные курорты и отели. Например, отель с детской площадкой и аквапарком, или курорт без шумных вечеринок и крутых спусков к морю.

Выбираем  страну и курорт

Зимой и летом комфортно отдыхать в разных регионах мира. К тому же, на различных курортах одной страны климат тоже может отличаться от сезона к сезону. Поэтому ориентируясь на даты отпуска, мы предлагаем подходящие по климату регионы и курорты.

Чтобы вы могли сориентироваться какую страну лучше выбрать для отдыха зимой и летом, на странице «Страны» мы разделили направления на две группы.

Даты поездки

Мы просим определять коридор дат желаемого начала поездки не более 15 дней. Иначе, если задать системе бронирования цель найти лучшую цену на туры, которые состоятся в течение месяца и более, то результаты автоматического поиска будут неточными, а на проверку такого диапазона дат вручную уйдёт примерно вечность. Это связано с тем, что мы работаем с несколькими десятками туроператоров, каждый из них с несколькими десятками авиакомпаний и несколькими тысячами отелей на множестве курортов, таким образом, массивы данных в системах бронирования, невероятно огромны!

Ожидания

Это порой самое сложное. Нам важно знать, что вам нравится, а что нет, что вы ожидаете от отдыха в целом, от курорта и отеля. Даже самые незначительные нюансы. Так мы сразу отсекаем неподходящие варианты.

Бюджет

Фантазия турагента бесконечна, стоимость туров безлимитна, а возможности туриста могут быть ограничены. Поэтому бюджет поездки – деликатный и важный момент, который тоже следует обговорить.

2. Подбор тура

На этом этапе по вашим параметрам мы создаём предварительную подборку: выбираем из всех партнёров двух-трёх с лучшими ценовыми предложениями (остальных держим в уме на всякий случай), анализируем расписание полётов и стыковки рейсов, изучаем отельную базу, учитывая не только наличие мест в отелях, но и последние отзывы гостей, продумываем доп. услуги. Таким образом, из внушительного списка предложений выбираем 5-10 вариантов и отправляем вам на согласование.

Подбор тура по одному направлению может занимать от получаса до нескольких часов, иногда даже дней. Почему так долго? Бывает, требуется время, чтобы получить информацию о доступности тех или иных услуг от партнёров.

3. Согласование

Нам важно понимать, удалось ли найти подходящие варианты, поэтому мы всегда ждём от вас обратную связь.

Когда подходящих вариантов в подборке нет, ценными будут ваши комментарии о том, что именно не так. Опираясь на них, проделываем работу по подбору снова.

Чаще всего один или два отеля нравятся больше остальных. Выбрать из них сложно, но можно. А можно объединить два отеля в одной поездке.

После выбора гостиницы, у нас есть возможность сравнить цены на разные категории номеров, например, с видом на море и на горы, и выбрать понравившийся.

Когда выбор сделан, мы снова проверяем цены всех партнёров (ведь они могут меняться), затем подбираем нужный перелет, прибавляем доп.услуги, и получается итоговая стоимость. Теперь можно бронировать! Но прежде расскажем о визовых формальностях и правилах въезда.

4. После бронирования

Кроме договора, билетов, брони отеля, страховок, вы получаете памятку о стране и программу тура, если в нем есть экскурсии.

Мы знаем, чем ближе отпуск, тем активнее подготовка, поэтому всегда остаёмся на связи и открыты для любых вопросов. Во время вашей поездки наш телефон доступен для звонков 24/7, чтобы максимально быстро и результативно решать внезапные проблемы.

Ну, а после вашего отпуска мы рады получать отзывы и с нетерпением ждём новых путешествий!

Самое любимое в работе

Как мы уже написали, турагентство продает разные туры – и групповые (отнесем сюда поездки на автобусе и туры на популярные курорты на чартерах, например в Турцию или Египет), и индивидуальные.

Групповые туры просты тем, что все нюансы уже продумал партнёр-туроператор, нам с вами остается выбрать даты, курорт, отель и спланировать программу пребывания. Такие туры организуются на самые популярные курорты, поэтому они продаются часто, а расчеты не занимают много времени,  и это, конечно, не может мне не нравиться.

Однако, наша особая любовь – это индивидуальные и нестандартные туры. Например, неразрекламированные поездки на сафари в Африку, экскурсии в Японию или путешествие в Перу, или туры, которые сочетают в себе разные страны и/или виды отдыха. Отдельное удовольствие – это организация совместного отпуска для тех, кто летит на курорт из разных уголков Земли.

Чтобы иметь большие возможности в организации туров любой сложности, в работе мы используем не только общеизвестные сайты-поисковики авиабилетов и отелей, но и закрытые для общего пользования базы данных туроператоров. Там публикуются предложения по специальным сниженным тарифам. Ведь туроператоры часто выкупают  гостиничные номера и авиабилеты оптом, а опт всегда дешевле розницы. Таким же образом мы сравниваем и цены на другие услуги (страховки, экскурсии, трансферы, билеты на мероприятия и т.д.). В итоге удается найти оптимальное ценовое предложение и организовать тур по разумной стоимости.

Мы точно знаем, если мечта о каком-то невероятном вояже появилась, ей суждено сбыться! И не смотря на то, что на подготовку такого путешествия тратится немало времени и сил, оно дарит незабываемые эмоции и туристам, и нам.